政治・経済

市文書管理押印廃止86.7% 新システム導入1カ月 決裁迅速化

文書管理システムの導入により、従来の押印による決裁が減った

 塩尻市は、電子文書などを格納・管理するコンピューター上の文書管理システムを導入し、運用を始めた。従来は押印で決裁していたが電子決裁が原則となり"脱はんこ"に努めている。システムの活用による行政事務のデジタル化を、迅速な決裁など効率化につなげる。

 システムは先月1日に導入した。総務人事課によると31日までの1カ月間で、電子決裁率(押印廃止率)は86.7%に上った。「起案」や出張研修報告の「復命」などを含めて6782件あった公文書の取り扱い(財務会計を除く)のうち、電子決裁数は5880件を占めた。
 職員が作った文書などは押印による決裁を経た紙ベースの原本を管理してきたが、今後は文書管理システムに登録した電子文書が公文書の正本や原本となる。システム上では文書の滞留状況も分かり、決裁の迅速化とペーパーレス化につながる。
 導入した文書管理システムは財務会計システムとは別で、市長の署名や議会の議決が必要な案件、保存年限が30年と長期間の重要案件は紙ベースでの決裁を続ける。このため、電子決裁率が100%になることはないが、同課は文書取り扱いの9割近くの電子化が可能になるとみる。
 文書管理システム導入については、昨年度の当初予算に利用料118万円を計上し、昨年2月から1年かけて準備を進めてきた。